Papier

Jak łatwo posegregować dokumenty

Czy trzeba organizować papiery w domu i biurze?

Szukasz prostych sposobów na jak najszybsze uporządkowanie rzeczy i stworzenie kilku praktycznych struktur?

Podczas gdy technologia wydaje się być obecnie wszędzie, w rzeczywistości nadal regularnie mamy do czynienia z papierem.

Od notatek samoprzylepnych, przez zeszyty, czasopisma i mailery, aż po... wydaje się, że nie ma końca napływowi papieru w naszym życiu.

Nawet jeśli ma się ochotę utonąć w papierze, to i tak można mieć wszystko pod kontrolą.

Chodzi o tworzenie niezbędnych struktur oraz inwestowanie czasu i energii w tworzenie porządku.

W tym artykule przedstawiam kilka wskazówek, jak łatwo zorganizować papiery.

Te wskazówki mogą pomóc w organizacji papieru i sortowaniu stosów papieru.

I pamiętaj, nie musisz organizować całego pokoju z gazetami na raz.

Przetwarzanie papieru wymaga czasu i energii, zwłaszcza jeśli nie dotykałeś stosu papieru przez kilka dni lub tygodni.

Kumulowanie przychodzących papierów

Scentralizowany magazyn papieru przychodzącego może natychmiast sprowadzić porządek do pomieszczenia.

Nie musisz się już martwić, gdzie umieścić cokolwiek w pokoju, a wszystkie twoje papiery skończą się w jednym miejscu.

W domu lub w biurze można ustawić strefę odbioru papieru za pomocą skrzynki odbiorczej, kosza, skrzynki, kosza lub stojaka na czasopisma.

Kiedy tylko papier wejdzie do pokoju, po prostu wrzuć go do kosza. Masz trochę papieru, który musi zostać przetworzony? Wystarczy zebrać to, co ma być przetworzone i wrzucić do kosza.

Nie zapomnij: nie wrzucisz po prostu papierów do pojemnika i nie zapomnisz o nich.

Pojemnik jest jedynie tymczasowym miejscem przechowywania papieru. Spędzisz trochę czasu w najbliższym czasie przetwarzając wszystko.

Sortuj papiery odpowiednio

Następnym krokiem jest rozpoczęcie sortowania lub organizowania papierów. W tym momencie, chcesz poczuć się lepiej z rzeczami, które są w twojej kasecie na papier.

W ten sposób można zaplanować zajęcie się ważnymi rzeczami, odłożyć je w razie potrzeby i usunąć z pokoju rzeczy nieważne.

Jaki jest więc proces sortowania, jeśli chodzi o organizowanie papierów? Ogólną ideą jest szybkie zebranie elementu, posortowanie go na odpowiednią kupkę i przejście do następnego elementu.

Sortowanie papieru zależy w dużej mierze od tego, jak będziesz (lub nie będziesz) go używać w przyszłości.

Oznacza to, że przedmioty muszą zostać wyrzucone, muszą zostać poddane recyklingowi i przetworzeniu. Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu z tych elementów:

Przedmioty do zniszczenia

Obejmuje to wszystkie dokumenty, których informacje są zablokowane i które muszą być przechowywane do Państwa akt osobowych, zawodowych lub domowych. Takie dokumenty często oznaczają pewnego rodzaju zamknięcie: zapłacona faktura, wyciąg bankowy, zapis transakcji biznesowej, aktualizacja lub komunikat, ukończona praca, rachunek za produkt lub usługę itp.

Przedmioty przeznaczone do recyklingu lub rozdrobnienia

Dotyczy to również dokumentów, które nie są już potrzebne w miejscu zamieszkania lub pracy. Takie papiery zawierają oczywiste odpady, takie jak puste koperty pocztowe, pudełka i koperty, przeterminowane kupony i oferty, stare czasopisma, dzienniki, gazety, korespondencję, zaproszenia, zamknięte pliki, projekty lub zamówienia i tym podobne.

Przykładowe dokumenty do edycji

Obejmuje to wszystkie rodzaje dokumentów, które należy przeczytać, sprawdzić, zamieścić, potwierdzić, zwrócić, zidentyfikować, zapłacić, zaktualizować lub ocenić. Później zajmiesz się przetwarzaniem każdego z tych dokumentów. Chodzi o to, aby szybko uporządkować sprawy tak, aby można było zmniejszyć ogólną stertę papieru przed sobą.

Słowo rady: W zależności od ilości papieru do posortowania i Twojej względnej znajomości stosu papieru, proces sortowania może być intensywny. Ustawiając zegar na 5 minut i sortując papiery aż do momentu, gdy zegar wygaśnie.

Zobacz, jak się czujesz po 5 minutach. Jeśli nadal czujesz się silny, ustaw ponownie zegar na 5 minut i wróć do sortowania. Jeśli czujesz się przytłoczony, odłóż sortowanie na później w ciągu dnia.

Grupuj podobne pozycje z tymi samymi

Po posortowaniu przedmiotów na trzy stosy, możesz przejść do następnego kroku i pogrupować podobne przedmioty z podobnymi. Zanim pójdziesz o krok dalej, upewnij się, że poddajesz recyklingowi, rozdrabniasz lub w inny sposób niszczysz papiery, których nie musisz już przechowywać. Wtedy będziesz miał jedną rzecz mniej do załatwienia w swoim pokoju!

Zacznijmy od punktów, które należy zgłosić. Tak jak w przypadku opisanej powyżej metody sortowania, szybko będziesz chciał posortować podobne przedmioty z podobnymi przedmiotami. Które przedmioty są podobne?

Podobnymi artykułami mogą być rachunki za telefon komórkowy z rachunkami za telefon komórkowy, wiadomości o ubezpieczeniu domu z wiadomościami o ubezpieczeniu domu, notatki o projekcie z notatkami o projekcie, gwarancje produktu z gwarancjami produktu, itd. Nie musisz się jeszcze martwić o sortowanie przedmiotów chronologicznie, po prostu posortuj je jak podobne przedmioty w tym momencie.

Jeśli masz do czynienia z obiektami, które mają być edytowane, powinieneś ułożyć je w szerokie grupy edycyjne. W ten sposób można efektywniej przetwarzać dokumenty, nie martwiąc się zbytnio o to, czy faktura zostanie zapłacona w terminie.

Grupy te mogą obejmować na przykład faktury do zapłaty, usługi do odnowienia, informacje do potwierdzenia, dane do aktualizacji itd. Ponownie, nie musisz się martwić o szczegółowe sortowanie pozycji, tylko skupić się na grupowaniu szerokich pozycji razem.

Przetwarzaj te dokumenty

Okay, więc przerobiłeś te zbędne papiery i zorganizowałeś je do przetworzenia i archiwizacji. Co dalej? Zanim minie kolejna chwila, należy poświęcić trochę czasu na przetworzenie tych niezbędnych dokumentów.

Przetwarzanie papieru wymaga odpowiedniego czasu i energii. Zaplanuj czas lub znajdź w swoim kalendarzu czas, w którym możesz pracować nad swoimi dokumentami w sposób zrelaksowany, wypoczęty, niezakłócony i skoncentrowany.

Upewnij się, że masz wszystkie narzędzia i materiały potrzebne do wykonania swojej pracy, czy są to informacje o koncie i hasła, książeczka czekowa, kalkulator, telefon, notatnik i długopis na drobne sumy, kalendarz do przeglądania itd.

Jeśli potrzebujesz więcej czasu na przetworzenie dokumentów, znalezienie informacji lub rozwiązanie problemu, upewnij się, że masz czas w swoim kalendarzu, aby zająć się danym problemem. Kiedy skończysz przetwarzać papiery, włóż je do stosu papieru.

Zorganizuj prace w porządku chronologicznym

Następnym krokiem jest zebranie dokumentów, które mają być złożone i uporządkowanie ich w porządku chronologicznym. Ten krok ułatwi Ci w przyszłości składanie dokumentów i wreszcie ich odnalezienie.

Wystarczy zacząć od pogrupowania podobnych przedmiotów i ułożyć je w porządku chronologicznym. Na przykład, można zaokrąglić rachunki za telefon komórkowy, a następnie posortować je według ostatnich numerów, takich jak maj, kwiecień, marzec, luty i styczeń.

Należy wziąć pod uwagę lata kalendarzowe i odpowiednio posortować dokumenty, np. 2018, 2017, 2016, itd. Powtórz ten proces dla wszystkich innych kolekcji papieru w stosie.

Uporządkuj odpowiednio papiery

Po ułożeniu papierów w porządku chronologicznym, w następnym kroku należy je odpowiednio przechowywać. Przejdź do szafki na dokumenty i przechowuj je w odpowiedniej teczce.

Co zrobić, jeśli nie stworzyliście jeszcze systemu przechowywania w ramach ogólnego budżetu? Nie ma problemu! Przyjrzyj się temu postowi, aby dowiedzieć się, jak zorganizować swoją szafkę na dokumenty i ten post dla zwykłych domowych plików.

A co jeśli masz dużo więcej papierkowej roboty do zorganizowania i przetworzenia? Zacznij od początku tej pozycji i przejdź przez poszczególne kroki. Powtórzyć ten proces tak często, jak to konieczne.

Zobacz